Để đạt được hiệu quả cao trong công việc, không chỉ cần chọn được công việc phù hợp mà còn cần chọn được người sẽ làm sếp. Quản lý hiệu quả không chỉ là vấn đề của lãnh đạo mà còn phụ thuộc vào cách quản lý giao việc và thiết lập kỳ vọng cho nhân viên.
Xưa nay trong môi trường doanh nghiệp, việc xác định tầm nhìn và sứ mệnh thường được coi là trách nhiệm của các lãnh đạo và công ty. Do đó, cụm từ “đi xin việc” thường được sử dụng thay vì “đi chọn việc”, và mức độ cao nhất là tìm kiếm người làm chủ, tìm kiếm một người lãnh đạo.
Tham khảo thêm: Nhân viên thích công ty nhưng họ chán sếp và 6 kiểu sếp tệ ở đâu cũng gặp.
1/ Đi tìm việc chứ đừng đi xin việc.
Đi làm không chỉ đơn thuần là việc bán sức lao động, bao gồm cả sức lực của trí óc và thể chất để đổi lấy tiền lương. Thay vào đó, chúng ta nên tìm kiếm nơi mà chúng ta có thể bán sức lao động của mình một cách tự tin, thay vì chỉ đơn giản là xin tiền lương từ người khác. Những người tự nhận thức, có khả năng và lòng dũng cảm thường tìm kiếm một sếp để cùng hợp tác, giúp công ty phát triển và thể hiện giá trị của bản thân. Ngược lại, những người chỉ tìm kiếm lợi ích cá nhân thường chuyển từ công ty này sang công ty khác, nhưng cuối cùng vẫn chỉ bị cuốn vào vòng lặp của cuộc sống hàng ngày.
Lí do cho sự nghịch lý này có thể được giải thích bằng hai từ: “tầm nhìn và sứ mệnh”. Không chỉ có sếp mới có tầm nhìn và sứ mệnh, mà ngay cả nhân viên cũng có thể có tầm nhìn và sứ mệnh của riêng mình. Vậy tầm nhìn và sứ mệnh của nhân viên là gì? Đó là cách nhìn nhận vị trí của người khác, đặc biệt là sếp (minh chủ).
Khi chỉ nhìn nhận việc là “đi xin việc”, thường người ta chỉ quan tâm đến những câu hỏi về công ty như công ty có lớn không, vị trí công ty ở trung tâm không, mức lương, các phúc lợi như hỗ trợ xăng xe, ăn trưa, và những tiện ích khác. Nhưng điều quan trọng mà chúng ta thường quên là xem xét sếp mình là ai, liệu họ có tiềm năng phát triển và tạo điều kiện cho mình thăng tiến không. Kết quả thường chỉ là những quyết định đột ngột, nửa chừng, và những lựa chọn chỉ dựa trên lợi ích cá nhân, không quan tâm đến tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của mình.
Vậy chọn sếp thế nào?
Trước hết, giá trị cốt lõi của sếp là điều quan trọng nhất. Nếu bạn không thấy rằng giá trị cốt lõi của mình và sếp phù hợp, thì tốt nhất là không nên tiếp tục quan hệ đó. Ví dụ, nếu bạn coi trọng sự chân thành và đặt nó lên hàng đầu, nhưng sếp của bạn không đánh giá cao điều đó, thì bạn nên xem xét lại mối quan hệ đó.
Tuy nhiên, có những trường hợp khi giá trị cốt lõi không hoàn toàn khớp nhau, nhưng nếu chúng không đối nghịch thì vẫn có thể tiếp tục hợp tác. Quan trọng nhất là hiểu rõ các khác biệt này và đảm bảo rằng chúng không xung đột quá nhiều trong quá trình làm việc.
“Tầm và tài” thường được nhắc đến như một yếu tố quan trọng trong lãnh đạo, nhưng theo quan điểm của mình, đó không phải là thứ quan trọng nhất. Điều quan trọng hơn cả là sự nhận biết và đánh giá đúng về “tầm và tài”, vì những phẩm chất này không phải ai cũng có thể nhận ra ngay từ cái nhìn đầu tiên. Chúng ta thường ngạc nhiên khi thấy những người từng là bạn cùng học, ngày xưa có vẻ như không xuất sắc lắm, nhưng giờ đây họ đã trở thành những doanh nhân lớn, có hàng trăm nhân viên và đội ngũ kỹ sư tài năng.
Ví dụ như Facebook của Mark Zuckerberg và Microsoft của Bill Gates – bao nhiêu người mong muốn được làm việc tại đó! Nhưng liệu bao nhiêu người thực sự nhìn ra “tầm-tài” của hai ông chủ này nếu họ phỏng vấn trong một góc nhỏ của ký túc xá hoặc garage? Điều quan trọng không phải là chỉ nhìn vào sự hoành tráng của công ty hay xe hơi của sếp, vì những chỗ đó đã có nhiều nhân viên giỏi rồi. Quan trọng nhất là bạn có đủ kiên nhẫn và bản lĩnh để vượt qua khó khăn không? Bạn không chia sẻ khó khăn và thành công cùng sếp, thì làm sao bạn có thể chia sẻ thành công và khó khăn cùng nhau? Mọi thứ đều có giá trị, chỉ có điều có những thứ “vô giá” mà thôi!
Cái quan trọng nhất, không thể thiếu dù có thiếu điều gì khác, chính là “tín nghĩa”. Người coi trọng giữ lời hứa và sống có đạo đức, luôn ở bên bạn trong những lúc khó khăn, là người bạn đồng hành có thể tin tưởng và chia sẻ mọi điều trong cuộc sống.
Khi tìm được người như vậy, hãy tận tâm và đóng góp hết mình để giúp công ty phát triển. Bạn sẽ trở thành một “nhân viên vĩ đại”. Nếu có cơ hội làm một nhân viên vĩ đại, hãy tiếp tục làm việc chăm chỉ. Sự thực là, làm sếp không phải lúc nào cũng dễ dàng, trong khi một nhân viên vĩ đại vẫn có thể đạt được những thành tựu mà sếp chỉ mơ ước. Điều này có vẻ như là trò đùa nhưng đó là sự thực.
Người ta thường nhắc đến tài năng và trí tuệ của Chu Du mà ít ai biết đến sếp của ông là Tôn Quyền. Xã hội thường tôn trọng và ca ngợi tài năng của Khổng Minh hơn cả sếp của ông là Lưu Bị, thậm chí Quan Vũ – nhân viên của Lưu Bị cũng được xem như một thánh nhân. Tuy câu chuyện này là của người Trung Quốc, nhưng ở nước ta cũng có những ví dụ tương tự: ai ai cũng biết về Nguyễn Trãi, nhưng không chắc ai biết sếp của ông là vua nào. Mọi người đều kính trọng thời Thánh – Hưng Đạo Vương Trần Quốc Tuấn, nhưng ít ai biết sếp của ông là ai. Liệu có phải những nhân viên vĩ đại thực sự vượt trội hơn cả sếp của họ không?!
Việc trở thành sếp không chỉ là một trạng thái tự nhiên của công việc, mà còn là trách nhiệm và nghĩa vụ cần phải thực hiện. Còn với nhân viên, sứ mệnh của họ là điều quan trọng không kém.
Đầu tiên, không quan trọng vị trí nào, nhân viên cũng cần hoàn thành công việc một cách trọn vẹn, không để sếp phải lo lắng về những việc nhỏ nhặt. Đừng để bất kỳ công việc nào trở thành gánh nặng hoặc được nhắc nhở nhiều lần mà vẫn không chịu tiếp thu.
Tiếp theo, họ cần tìm cách cải thiện công việc của mình và thể hiện sự xuất sắc trong công việc cụ thể đó. Điều này chính là việc thực hiện sứ mệnh của mình. Ngay cả khi không có tầm nhìn lớn, việc tìm ra sứ mệnh cá nhân sẽ giúp họ cảm thấy có ý nghĩa hơn trong công việc, dẫn đến sự phát triển và trở thành một nhân viên xuất sắc.
Khi nhắc đến điều này, mình nghĩ đến hai khái niệm: “để tâm và hời hợt”.
Người biết để tâm là người làm mọi việc với sự trọn vẹn và gọn gàng. Dù không có tài năng đặc biệt, họ vẫn có thể tiến xa trong công việc. Điều này liên quan đến tư duy “làm chủ”, khi họ coi mọi tổn thất của công ty như tổn thất của bản thân mình.
Ngược lại, người hời hợt thường là những người lười biếng, chỉ tìm cách lừa dối người khác. Trong giờ làm việc, họ thích chơi game hoặc lướt web, nhưng luôn giả vờ bận rộn trên máy tính để tránh trách nhiệm. Họ thường tìm cách biện minh cho những sai lầm của mình. Hành vi này khiến họ trở nên mờ nhạt và có thể dẫn đến tình trạng “biến thái” – mất đi trong sự lơ lửng và thiếu trách nhiệm hoàn toàn.
Tham khảo thêm : Rời bỏ công ty hay bị cho nghỉ? thị trường sa thải mới đáng sợ chứ không phải nghỉ việc.
2/ Các sai lầm giao việc của sếp ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên
Chỉ có thể thể hiện rõ tầm nhìn, tư duy và khả năng “đọc vị” của nhân viên khi giao việc cho đúng người, vào đúng thời điểm. Điều này cũng thể hiện khả năng đánh giá và hiểu rõ nhân viên của sếp. Tuy nhiên, không phải tất cả các sếp đều có thể thể hiện điều này một cách hiệu quả.
Các quản lý thường gặp các vấn đề liên quan đến mô tả công việc khi họ đang tuyển dụng và khi họ đánh giá hiệu suất làm việc. Kết quả của việc này thường là tăng nguy cơ mắc sai lầm trong quá trình tuyển dụng hoặc không thể cung cấp phản hồi hiệu quả về hiệu suất làm việc, điều này có thể gây khó chịu cho cả hai bên.
Theo nghiên cứu, sự không rõ ràng trong việc giao việc thường do những người quản lý sợ chịu trách nhiệm cho các kết quả không tốt. Đồng thời, nhóm quản lý này thường thiếu quyết đoán, lo sợ việc nhân viên đánh giá và phản đối những yêu cầu mà họ đặt ra.
Trong nghiên cứu CEO Genome của ghSMART, hơn 20.000 quản lý đã thừa nhận rằng việc ra quyết định mạnh mẽ có ảnh hưởng quan trọng đến thành bại của các dự án họ đang quản lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng giao việc một cách cụ thể cho nhóm mình quản lý.
Bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến mà các quản lý thường mắc phải khi giao tiếp với nhân viên, gây giảm hiệu suất công việc và cách khắc phục chúng.
Mô tả công việc bằng các thuật ngữ mơ hồ
Ví dụ, câu mô tả công việc “Hỗ trợ nhóm marketing trong việc quảng bá sản phẩm của công ty cho khách hàng” quá chung chung. Người được giao nhiệm vụ sẽ không hiểu cụ thể hóa công việc như thế nào, đồng thời cũng không rõ được mức độ lao động cần thiết là bao nhiêu để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Thay vào đó, cấp quản lý nên xem xét sử dụng các mệnh đề cụ thể hơn. Ví dụ như “Tăng doanh số bán hàng của khách hàng lên 20% mỗi năm thông qua việc giới thiệu và tiếp thị sản phẩm mới”. Mô tả này sẽ làm rõ hơn về những kỳ vọng và mục tiêu cụ thể của nhiệm vụ.
Chỉ tập trung vào hành động, không tập trung vào kết quả
Một số quản lý chỉ biểu đạt kỳ vọng của họ thông qua hành động hoặc kết quả mà không kết hợp cả hai mặt. Ví dụ, yêu cầu “Liên hệ với 20 khách hàng hiện có và thu thập ý kiến từ ít nhất 5 người hàng tuần” chỉ tập trung vào hành động mà thiếu đi phần kết quả cụ thể. Thiếu điều này có thể dẫn đến việc nhân viên không hiểu rõ mục tiêu cụ thể, từ đó họ thực hiện công việc một cách mơ hồ và khó khăn để đáp ứng mong muốn của cấp trên.
Ngược lại, một số quản lý khác tập trung quá nhiều vào kết quả tổng thể mà bỏ qua việc liệt kê các bước cụ thể để đạt được kết quả đó. Theo các chuyên gia quản lý nhân sự, một kế hoạch sẽ trở nên khả thi hơn nếu nhóm nhận được mô tả chi tiết về các bước hành động cũng như mục tiêu của từng bước đó.
Chỉ tập trung vào kết quả, không tập trung vào hành động
Khác với những nhà quản lý chỉ tập trung vào hành động, một số khác lại mắc phải lỗi khi biểu đạt kỳ vọng của họ dưới dạng kết quả mà không quan tâm đến các bước cụ thể để đạt được chúng. Ví dụ như “Tăng doanh thu ít nhất 15% mỗi năm” là một mục tiêu rõ ràng. Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu đó một cách khả thi, sẽ hữu ích nếu các quản lý có thể liệt kê các bước hành động cần thiết để đạt được kết quả đó.
Không nói deadline dự kiến hoàn thành việc gì đó
Thiếu các mốc thời gian cụ thể cũng gây khó khăn trong việc đạt được hiệu quả như mong đợi. Nhiều nhân viên cảm thấy nhiệm vụ mà không có hạn chót rõ ràng là không thể thực hiện được. Ngoài ra, việc xác định rõ ràng các khung thời gian, bao gồm cả ngày và giờ, sẽ giúp nhóm quản lý theo dõi tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ, từ đó đưa ra đánh giá chính xác hơn về năng suất làm việc của mọi người.
Không sắp xếp thứ tự ưu tiên của các đầu công việc
Cuộc khảo sát về hiệu quả lao động trên 15.000 quản lý đã cho thấy chỉ có 24% trong số họ biết cách sắp xếp độ ưu tiên cho các công việc.
Phần lớn còn lại mong đợi nhân viên hoàn thành mọi yêu cầu mà không đặt ra mức độ ưu tiên. Điều này dẫn đến tình trạng người quản lý thường cảm thấy thất vọng khi nhận thấy nhân viên không thể đáp ứng tất cả yêu cầu, hoặc gặp phải sự phản đối khi yêu cầu đó gặp khó khăn.
Để đảm bảo năng suất chung, quản lý nên chỉ cân nhắc và liệt kê 5-7 kỳ vọng cho dự án. Con số này được xem là lý tưởng và phù hợp để thúc đẩy hoạt động trong mọi khoảng thời gian.
Chúng ta đã thảo luận về nhiều khía cạnh quan trọng của quản lý hiệu quả, từ việc giao việc đúng cách đến việc thiết lập kỳ vọng hợp lý. Điều quan trọng nhất là nhận thức và thực hiện các nguyên tắc này trong công việc hàng ngày. Việc áp dụng những phương pháp quản lý đúng đắn và có chiến lược sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tạo động lực cho nhân viên và đạt được kết quả thành công cho tổ chức. Hãy nhớ rằng, quản lý hiệu quả không chỉ là vấn đề của lãnh đạo mà còn là trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân trong tổ chức.
Người quản trị tốt sẽ tạo ra doanh nghiệp tốt, chứ doanh nghiệp không tạo ra nhân tài.
Chim khôn chọn cành mà đậu
Người khôn chọn bạn mà chơi
Nhân viên khôn chọn sếp mà trợ
Tham khảo thêm: Vì sao nhiều người trẻ không thích công việc mình đang làm
